Como otimizar despesas administrativas fixas em 30 dias?

Escrito por: André Lima, Growth, Serena Energia

Principais lições deste artigo

• Reduzir despesas administrativas fixas: despesas administrativas fixas, especialmente a conta de energia de empresas do Grupo A, são previsíveis e podem ser reduzidas quando mapeadas e renegociadas de forma estruturada.

• Usar o mercado livre de energia como principal alavanca: a migração para o mercado livre de energia elimina bandeiras tarifárias, fixa preço por cinco anos e viabiliza energia 100% renovável.

• Aplicar orçamento base zero de forma seletiva: aplicar orçamento base zero de forma híbrida, priorizando contratos de alto valor, corta gastos sem justificativa estratégica sem comprometer a operação.

• Automatizar e terceirizar tarefas repetitivas: automatizar processos administrativos repetitivos e terceirizar a gestão energética libera a equipe interna para atividades de maior valor agregado.

• Iniciar a migração com apoio especializado: para iniciar a migração para o mercado livre de energia e obter um estudo de economia personalizado, fale com a Serena Energia.

Pré-requisitos para começar

Reunir documentos e alinhar áreas internas acelera o processo de otimização. Antes de executar qualquer etapa, reúna os seguintes documentos:

• Últimas 12 faturas de energia elétrica de todas as unidades

• Contratos vigentes de aluguel, manutenção, tecnologia e terceirização

• Folha de pagamento da área administrativa

• Relatórios de centros de custo extraídos do sistema de gestão, o ERP

Envolver as áreas financeira, de facilities e de operações desde o início garante um mapeamento completo e fortalece as renegociações. Sem esse alinhamento, parte das despesas permanece fora do radar.

A condição técnica mais importante é estar conectada em média ou alta tensão, ou seja, pertencer ao Grupo A. Essa classificação é o requisito para acessar o mercado livre de energia e capturar a principal alavanca de redução de custos deste processo.

Visão geral do processo em 5 etapas

Com os documentos reunidos e as áreas alinhadas, a empresa pode executar um processo estruturado de otimização. O processo está organizado em cinco etapas sequenciais, cada uma com objetivo claro, ações práticas, responsável principal e prazo sugerido.

Etapa 1 – Mapear todas as despesas fixas

Consolidar centros de custo

Ter uma base única de despesas facilita a priorização. Extraia do ERP todas as contas de despesa com recorrência mensal. Com os dados consolidados, classifique cada linha em uma das categorias: energia, ocupação, que inclui aluguel e condomínio, pessoal administrativo, tecnologia, seguros, manutenção e outros contratos de serviço. Essa classificação mostra onde estão concentrados os maiores custos.

Calcular o peso de cada categoria sobre a receita

Entender o peso de cada categoria orienta a ordem das ações. Divida o valor mensal de cada categoria pela receita bruta do mesmo período. Esse índice revela quais linhas estão acima dos benchmarks do setor e onde a renegociação tende a gerar maior impacto.

Identificar contratos com vencimento nos próximos 12 meses

Usar o momento de renovação aumenta o poder de negociação. Identifique os contratos com vencimento nos próximos 12 meses e liste em ordem de valor anual decrescente. A despesa de energia elétrica costuma encabeçar essa lista.

Etapa 2 – Renegociar os maiores contratos, com energia em primeiro lugar

Entender por que energia vem antes de tudo

Tratar a energia como prioridade gera um ganho estrutural. A conta de energia é a despesa fixa com maior potencial de mudança estrutural. No mercado cativo, os preços são regulados pela ANEEL e sofrem reajustes e bandeiras tarifárias que dificultam qualquer previsão orçamentária. No mercado livre de energia, a empresa negocia diretamente com um fornecedor, fixa o preço por um período determinado e elimina a incerteza das bandeiras tarifárias.

Avaliar a elegibilidade para o mercado livre de energia

Confirmar a elegibilidade é o primeiro passo técnico. Qualquer empresa do Grupo A, conectada em média ou alta tensão, pode migrar para o mercado livre de energia. Não existe consumo mínimo exigido. A Serena Energia realiza a análise de elegibilidade sem custo.

Entender como funciona o fornecimento após a migração

Manter a segurança do fornecimento é essencial. A entrega física da energia continua sendo responsabilidade da distribuidora local. O que muda é o contrato comercial: em vez de comprar energia a preços regulados, a empresa passa a pagar o preço negociado com a Serena Energia. A distribuidora continua responsável pelos fios, pela qualidade da rede e pela estabilidade do fornecimento.

Conhecer o que a Serena Energia gerencia sem custo adicional

Centralizar a gestão reduz complexidade interna. A Serena Energia conduz todo o processo de migração, desde a notificação à distribuidora até o registro na CCEE (Câmara de Comercialização de Energia Elétrica) e a instalação dos equipamentos de medição, sem custo adicional para o cliente. Após a migração, a Serena Energia representa a empresa perante a CCEE, cuida das liquidações financeiras e centraliza o faturamento. O cliente recebe uma fatura de energia e uma fatura de distribuição, com suporte de um consultor dedicado.

Firmar contrato de longo prazo com preço fixo e energia renovável

Estabelecer previsibilidade e reforçar metas de sustentabilidade fortalece o planejamento. Os contratos da Serena Energia têm prazo típico de cinco anos, com preço acordado antecipadamente. A energia é proveniente de fontes eólicas. Para empresas com metas de ESG, a Serena Energia emite I-RECs, certificados internacionais de energia renovável, que comprovam o consumo de energia renovável para relatórios de sustentabilidade.

Solicite um estudo de viabilidade para receber a projeção de economia para a sua empresa.

Renegociar os demais contratos

Avançar para outras categorias amplia o ganho total. Com a energia equacionada, avance para aluguel, contratos de tecnologia e serviços terceirizados. Use os índices calculados na Etapa 1 como base de negociação. Contratos de tecnologia, como SaaS e telecomunicações, costumam ter maior margem de renegociação do que contratos de ocupação.

Etapa 3 – Implementar orçamento base zero

Usar orçamento base zero de forma direcionada aumenta a disciplina de gastos. Muitas organizações brasileiras já implementaram o orçamento base zero, motivadas principalmente pela redução de custos e pelo alinhamento estratégico. Melhoria na eficiência do uso de recursos e fortalecimento da cultura de responsabilidade orçamentária são resultados frequentes dessa abordagem.

Adotar um modelo híbrido reduz esforço e mantém foco nas maiores alavancas. Na prática brasileira, o modelo mais comum entre médias e grandes empresas é o híbrido: um ciclo base zero a cada dois ou três ciclos incrementais, aplicado seletivamente às categorias de maior potencial, como contratos recorrentes, contas administrativas, consultorias e tecnologia.

Aplicar um modelo simplificado de orçamento base zero para despesas fixas

Revisar cada linha com base na justificativa atual evita a inércia orçamentária. Despesas sem justificativa estratégica clara são candidatas a corte ou redução de escopo.

Etapa 4 – Automatizar e terceirizar onde fizer sentido

Reduzir tarefas manuais libera capacidade da equipe. Após mapear e renegociar, identifique processos administrativos que consomem horas de equipe sem gerar valor diferenciado. Conciliação bancária, emissão de notas fiscais, gestão de ponto e relatórios de despesas são exemplos de funções que podem ser automatizadas com ferramentas disponíveis no mercado ou terceirizadas para reduzir o custo fixo de pessoal administrativo.

Aplicar o mesmo princípio à gestão de energia reduz esforço interno e risco operacional. Monitorar consumo, acompanhar liquidações na CCEE e gerenciar contratos de fornecimento exige especialização que não faz parte do core business da maioria das empresas. A Serena Energia assume essa gestão integralmente para seus clientes, liberando a equipe interna para atividades estratégicas.

Conheça a gestão energética da Serena Energia e avalie como esse modelo pode funcionar na sua empresa.

Etapa 5 – Estabelecer revisão trimestral

Usar um checklist de revisão trimestral de despesas fixas

• Comparar despesas fixas como percentual da receita: comparar com o trimestre anterior para verificar tendência de queda ou estabilidade.

• Verificar variação mês a mês na fatura de energia: identificar desvios relevantes em relação ao padrão esperado.

• Revisar contratos com vencimento nos próximos seis meses: iniciar renegociação com antecedência.

• Auditar licenças de software e serviços terceirizados: comparar usuários ativos com volumes contratados.

• Verificar impacto de novas unidades ou equipamentos: avaliar se houve mudança no perfil de consumo de energia.

• Atualizar o modelo de orçamento base zero: focar nas categorias que apresentaram desvio acima de 5%.

• Revisar metas de ESG: confirmar se os I-RECs estão sendo emitidos corretamente.

Realizar essa revisão trimestral evita o acúmulo de ineficiências entre ciclos orçamentários anuais. Empresas com múltiplas unidades devem consolidar os dados de todas as plantas antes da reunião de revisão.

Tabela comparativa de despesas fixas

Erros comuns que você deve evitar

Cortar custos sem mapear primeiro. Iniciar cortes sem visibilidade completa pode eliminar despesas que parecem supérfluas, mas sustentam processos críticos. O mapeamento da Etapa 1 é essencial antes de qualquer corte.

Ignorar a energia por considerar o processo complexo. A migração para o mercado livre de energia é um processo comercial e contratual. A distribuidora local continua responsável pela entrega física da energia. A Serena Energia conduz todo o processo burocrático sem custo adicional.

Aplicar orçamento base zero em todas as categorias ao mesmo tempo. Adotar uma abordagem híbrida, com base zero nas categorias de maior potencial e modelo incremental nas demais, tende a ser mais eficaz e preserva a agilidade operacional, conforme a prática de empresas brasileiras de médio e grande porte.

Não estabelecer revisão periódica. Sem um ciclo trimestral formal, as ineficiências eliminadas tendem a retornar gradualmente. A revisão trimestral transforma a otimização pontual em disciplina permanente.

Como verificar os resultados?

Acompanhar poucas métricas bem definidas simplifica o monitoramento. Três métricas são suficientes para acompanhar o progresso do processo:

• Variação mês a mês na fatura de energia: após a migração para o mercado livre de energia, o preço da energia contratada não deve oscilar com bandeiras tarifárias. Desvios indicam consumo fora do contratado e devem ser investigados.

• Despesas fixas como percentual da receita: calcular trimestralmente. A tendência deve ser de queda ou estabilidade. Aumento sem crescimento de receita proporcional sinaliza nova ineficiência.

• Contratos renegociados por trimestre: definir uma meta mínima, por exemplo, dois contratos por trimestre, e acompanhar o valor anualizado das renegociações concluídas.

Opções avançadas para empresas com múltiplas unidades

Centralizar a gestão energética de várias unidades simplifica o controle. Empresas com várias plantas ou escritórios podem consolidar a gestão energética de todas as unidades do Grupo A sob um único contrato com a Serena Energia, o que simplifica o acompanhamento e o faturamento. O painel digital da Serena Energia permite visualizar a economia mensal, o consumo realizado e a comparação com o mercado cativo para cada unidade separadamente.

Alinhar a gestão de energia às metas de descarbonização fortalece a agenda de ESG. Para empresas com metas públicas de descarbonização, a Serena Energia emite I-RECs correspondentes ao consumo de cada unidade, o que permite o reporte de emissões de Escopo 2 zeradas em relatórios de sustentabilidade reconhecidos globalmente. A integração com sistemas de gestão, como ERP e plataformas de ESG, facilita a consolidação dos dados para relatórios anuais.

Perguntas frequentes

Minha empresa precisa ter um consumo mínimo para migrar para o mercado livre de energia?

Não. Qualquer empresa conectada em média ou alta tensão, ou seja, pertencente ao Grupo A, pode migrar para o mercado livre de energia, independentemente do volume de consumo. A Serena Energia realiza a análise de elegibilidade sem custo.

Quanto tempo leva a migração para o mercado livre de energia?

O processo regulatório leva seis meses, prazo determinado pelo aviso prévio exigido para encerrar o contrato com a distribuidora atual. A Serena Energia conduz todas as etapas, como notificação à distribuidora, registro na CCEE e instalação dos equipamentos de medição, sem custo adicional para o cliente. Quanto antes a empresa iniciar, mais cedo começa a economizar.

O que acontece se minha empresa consumir mais ou menos energia do que o contratado?

Trabalhar com faixas de flexibilidade reduz riscos de exposição. Os contratos no mercado livre de energia preveem uma faixa de flexibilidade. Consumo fora dessa faixa é liquidado no mercado de curto prazo. A Serena Energia acompanha o consumo mensalmente e orienta ajustes para minimizar essa exposição, especialmente no modelo varejista em que atua como gestora.

A distribuidora local deixa de ser responsável pelo fornecimento após a migração?

Não. Conforme explicado anteriormente, a distribuidora local continua responsável pela entrega física. A migração para o mercado livre de energia representa uma mudança comercial e contratual, não técnica. O risco de interrupção no fornecimento permanece nulo.

O orçamento base zero é adequado para empresas que já têm processos orçamentários estruturados?

Sim. Para empresas com orçamento incremental consolidado, a abordagem mais eficaz é o modelo híbrido. Esse modelo aplica o ciclo base zero seletivamente nas categorias de maior potencial, como contratos recorrentes, energia, tecnologia e consultorias, enquanto as demais categorias seguem o modelo incremental. Esse formato preserva a agilidade operacional e concentra o esforço onde o retorno é maior.

Conclusão: ganhos de previsibilidade e redução de custos

Aplicar o processo de 30 dias descrito neste guia reduz o nível absoluto das despesas fixas e aumenta a previsibilidade orçamentária em empresas do Grupo A. A energia elétrica é o ponto de partida porque combina alto impacto financeiro com uma solução concreta e acessível, a migração para o mercado livre de energia com a Serena Energia.

Contar com a experiência da Serena Energia reforça a segurança da decisão. Com mais de 17 anos de história, entre as maiores geradoras de energia eólica e solar criadas nas Américas e clientes como Heineken, Cargill e Bayer, a Serena Energia oferece contratos de longo prazo com preço fixo, energia 100% renovável, emissão de I-RECs para relatórios de ESG e gestão completa do processo sem custo adicional. Essa combinação faz a linha de custo de energia deixar de ser um problema orçamentário e passar a contribuir para a competitividade da empresa.

Inicie o processo de migração para o mercado livre de energia com a Serena Energia e avance na redução de despesas administrativas fixas.

André Lima