Orçamento base zero no Grupo A: guia prático passo a passo

Escrito por: André Lima, Growth, Serena Energia

Principais lições deste artigo

• Justificar cada gasto do zero: o Orçamento Base Zero exige que cada despesa seja explicada a partir de necessidades atuais, sem herdar automaticamente o orçamento anterior. Isso aumenta a precisão do planejamento financeiro.

• Tratar energia elétrica como alavanca de gestão: para empresas do Grupo A, a energia elétrica representa uma das principais oportunidades de aplicação do OBZ, pois permite analisar demanda, consumo e encargos de forma separada e estratégica.

• Seguir um processo em cinco etapas: mapeamento, pacotes de decisão, priorização, consolidação e monitoramento formam um fluxo que amplia a visibilidade dos custos e facilita a realocação de recursos para áreas de maior valor.

• Reduzir erros típicos com dados e patrocínio: evitar ancoragem histórica e resistência dos gestores exige apoio da liderança e uso de dados reais de medição horária, especialmente para energia elétrica.

• Converter economias em contratos de energia renovável: empresas que aplicam o OBZ podem direcionar parte das economias para contratos de energia renovável com preço previsível. A Serena Energia apoia a estruturação do pacote de decisão de energia elétrica do próximo ciclo.

Pré-requisitos para iniciar o OBZ

Reunir quatro condições básicas prepara a empresa para um ciclo de OBZ consistente.

O primeiro passo é ter conhecimento mínimo sobre a estrutura de custos. O time financeiro precisa acessar o DRE dos últimos 12 meses, as faturas de energia elétrica com detalhamento de demanda e consumo e os contratos de serviços recorrentes. Para empresas do Grupo A, a medição horária de energia é um requisito operacional que também alimenta a análise de pacotes de decisão com dados reais.

Esse conhecimento permite identificar quem responde por cada área de gasto. Por isso, o segundo passo é definir os donos de pacotes de decisão. Cada área, como operações, TI, marketing e facilities, indica um responsável que justificará seus custos perante o comitê orçamentário. Sem esse mapeamento, o processo tende a ficar restrito ao time financeiro, com baixa adesão das áreas.

Esses donos precisam de apoio para propor mudanças em custos históricos. O terceiro passo é obter patrocínio da alta liderança. O OBZ questiona decisões consolidadas e pode gerar resistência. O apoio explícito do CEO ou do Conselho diferencia uma implantação consistente de um projeto interrompido no meio do caminho.

Todos os pacotes de decisão precisam ser registrados em um único ambiente. O quarto passo é definir uma ferramenta de consolidação. Planilhas avançadas ou módulos de planejamento em ERPs como SAP ou TOTVS atendem a maioria das empresas de médio porte. O importante é registrar todos os pacotes em um só lugar, o que permite comparação e priorização.

Visão geral do processo em cinco etapas

Com esses pré-requisitos atendidos, a empresa fica pronta para iniciar o processo estruturado de implementação do OBZ.

O processo de OBZ se organiza em cinco etapas sequenciais, cada uma com um entregável claro que alimenta a próxima.

A Etapa 1 é o mapeamento e segmentação de custos, que identifica todas as unidades de decisão e classifica os gastos por natureza e criticidade. A Etapa 2 é a construção dos pacotes de decisão, em que cada dono de área descreve o que faz, quanto custa e qual o impacto de não fazer. A Etapa 3 é a análise e priorização, em que o comitê orçamentário ranqueia os pacotes por valor entregue e alinhamento estratégico. A Etapa 4 é a consolidação e aprovação, em que o orçamento aprovado é integrado ao DRE projetado e comunicado às áreas. A Etapa 5 é o monitoramento contínuo, com revisões mensais que comparam o realizado com o aprovado e alimentam ajustes no ciclo seguinte.

Essas etapas formam um ciclo. Os aprendizados do monitoramento retroalimentam o mapeamento do próximo ciclo e tornam o processo mais preciso a cada rodada.

Entenda, com o time da Serena Energia, como estruturar o pacote de decisão de energia elétrica para que o mercado livre de energia funcione como alavanca de redução de custos com previsibilidade de longo prazo.

Passo a passo: como implantar o Orçamento Base Zero

Etapa 1 — Mapeamento e segmentação de custos (semanas 1–2)

Objetivo: criar um inventário completo de todas as despesas operacionais, agrupadas por unidade de decisão.

Ações: levantar o DRE dos últimos 12 meses, que servirá como base para a classificação. Em seguida, classificar cada linha de custo como essencial, quando sem ela a operação para, relevante, quando impacta a eficiência, ou discricionária, quando pode ser eliminada ou reduzida sem impacto operacional. Essa classificação permite identificar quais áreas controlam quais gastos. Por isso, a terceira ação é mapear as unidades de decisão, que são cada centro de custo ou área que controla um orçamento próprio.

Atenção para energia elétrica: a fatura de energia de uma empresa do Grupo A contém componentes distintos, como demanda contratada, consumo em horário de ponta e fora de ponta e encargos setoriais. Cada componente precisa ser mapeado separadamente, pois cada um pode originar um pacote de decisão diferente.

Riscos: subestimar o número de unidades de decisão gera retrabalho nas etapas seguintes. A recomendação é validar o mapeamento com os gestores de cada área antes de avançar.

Etapa 2 — Construção dos pacotes de decisão (semanas 3–5)

Objetivo: fazer com que cada dono de área descreva, por escrito, o que sua unidade faz, quanto custa em diferentes níveis de serviço e qual o impacto de cada nível para o negócio.

Estrutura de um pacote de decisão para energia elétrica:

O mesmo modelo se aplica a pacotes de manutenção, com nível mínimo baseado em manutenção corretiva e nível aprimorado com manutenção preditiva com contrato. Em TI, o nível mínimo foca suporte reativo e o nível aprimorado inclui monitoramento proativo. Em marketing, o nível mínimo cobre presença digital básica e o nível aprimorado inclui campanhas de performance com metas de geração de demanda.

Checklist de validação da Etapa 2:

• Dono definido: cada pacote tem um responsável identificado.

• Três níveis claros: os três níveis de serviço estão descritos com custo e impacto.

• Dados reais de energia: os dados de consumo de energia usam medição real, de preferência horária.

• Revisão financeira: o time financeiro revisou os pacotes antes do envio ao comitê.

Receba uma análise do perfil de consumo de energia da sua empresa com a Serena Energia e identifique qual nível de serviço faz mais sentido para o pacote de decisão de energia elétrica.

Etapa 3 — Análise e priorização (semanas 6–7)

Objetivo: fazer com que o comitê orçamentário, formado pelo CFO, controllers e representantes das áreas, ranqueie todos os pacotes de decisão por valor entregue e alinhamento com as prioridades estratégicas da empresa.

Ações: consolidar todos os pacotes em uma única planilha ou ferramenta de planejamento, aplicar critérios de priorização, como impacto no resultado, risco operacional de não aprovar e alinhamento com metas de sustentabilidade, e definir o nível de serviço aprovado para cada pacote dentro do envelope orçamentário disponível.

A tabela a seguir destaca as diferenças principais entre o OBZ e o orçamento tradicional e mostra por que o OBZ amplia a visibilidade e o potencial de redução de custos.

Comparação entre OBZ e orçamento tradicional:

Etapa 4 — Consolidação e aprovação (semanas 8–9)

Objetivo: integrar os pacotes aprovados ao DRE projetado e comunicar o orçamento final às áreas.

Ações: consolidar os pacotes aprovados por nível de serviço no DRE, gerar o orçamento mensal por centro de custo, documentar as decisões em ata de reunião de priorização, que funciona como evidência para auditorias e apresentações ao conselho, e comunicar às áreas os pacotes aprovados e não aprovados, com justificativa.

Atenção: pacotes de energia elétrica aprovados no nível intermediário ou aprimorado, que incluem migração para o mercado livre de energia, precisam ter o cronograma de implementação alinhado com o processo de migração, que leva até seis meses. O planejamento antecipado aumenta a chance de a economia projetada se materializar dentro do exercício orçamentário.

Etapa 5 — Monitoramento contínuo (a partir da semana 10)

Objetivo: comparar mensalmente o realizado com o aprovado e acionar revisões quando necessário.

Ações: gerar relatórios mensais de variância por pacote de decisão, realizar reuniões de revisão com os donos de pacotes que apresentarem desvio acima do limite definido pelo comitê e registrar os aprendizados para alimentar o ciclo seguinte do OBZ.

Erros comuns e como corrigir

Erros frequentes

Ancoragem histórica disfarçada: donos de pacotes descrevem três níveis de serviço, mas derivam os custos de todos os níveis do histórico, sem questionar a necessidade de cada gasto. O resultado é um OBZ que parece rigoroso, mas reproduz o orçamento incremental.

Resistência dos gestores: áreas que percebem o OBZ como ameaça ao orçamento tendem a inflar os custos do nível mínimo para proteger o nível atual. Sem patrocínio da liderança e critérios claros de priorização, esse comportamento tende a se manter.

Sazonalidade de energia ignorada: empresas do Grupo A com operação industrial apresentam perfis de consumo que variam ao longo do ano. Pacotes de decisão de energia construídos com base em um mês atípico geram projeções imprecisas.

Ausência de revisão pós-aprovação: aprovar o orçamento e não monitorar o realizado reduz o principal benefício do OBZ, que é a visibilidade contínua sobre a destinação dos recursos.

Como corrigir

Para reduzir a ancoragem histórica, o comitê precisa exigir que o nível mínimo de cada pacote seja construído a partir da pergunta “o que é estritamente necessário para manter a operação?” e não “quanto gastamos no mínimo no ano passado?”.

Para lidar com a resistência dos gestores, a empresa pode promover workshops de capacitação antes do início do processo e comunicar com clareza os critérios de priorização. Isso reduz a percepção de ameaça e aumenta a adesão.

Para tratar a sazonalidade de energia, a recomendação é usar dados de medição horária dos últimos 12 meses para construir uma curva de carga mensal. Esse dado serve de base para um pacote de decisão de energia que reflita a realidade operacional da empresa.

Para evitar ausência de revisão, a empresa pode institucionalizar uma reunião mensal de variância com pauta fixa e participação dos donos de pacotes com desvios relevantes.

Checklist de validação por etapa:

• Etapa 1: o inventário de custos cobre 100% do DRE.

• Etapa 2: todos os pacotes têm três níveis com custo e impacto documentados.

• Etapa 3: os critérios de priorização foram aplicados de forma consistente a todos os pacotes.

• Etapa 4: o DRE projetado reflete exatamente os pacotes aprovados.

• Etapa 5: os relatórios de variância estão sendo gerados e revisados mensalmente.

Como verificar os resultados?

Um OBZ bem executado resulta em um DRE projetado em que cada linha está vinculada a um pacote de decisão aprovado. Esse documento, acompanhado das atas de reunião de priorização, compõe o material que o controller apresenta ao conselho como evidência de rigor na construção do orçamento.

Os principais indicadores de processo incluem a taxa de aprovação de pacotes por nível de serviço, que mostra se o comitê está priorizando com critério ou aprovando tudo no nível máximo, a redução de variância entre orçado e realizado ao longo dos ciclos, que indica uso de dados mais precisos, e o tempo de ciclo do OBZ, que mostra ganho de eficiência a cada rodada.

A cadência de revisão recomendada é mensal para variância de custos e trimestral para revisão de pacotes que apresentem mudança relevante no contexto operacional, como alteração no perfil de consumo de energia após a migração para o mercado livre de energia.

As ferramentas mais utilizadas por empresas brasileiras de médio e grande porte incluem módulos de planejamento em ERPs, como SAP BPC e TOTVS Planejamento, e planilhas avançadas com controle de versão. O ponto central é que o ambiente permita rastrear cada linha do DRE até o pacote de decisão que a originou.

Opções avançadas e temas correlatos

Empresas com múltiplas unidades consumidoras, como plantas industriais, centros de distribuição e escritórios, podem aplicar o OBZ de forma consolidada, com pacotes de decisão por unidade e uma camada de priorização corporativa. Esse modelo facilita a comparação entre unidades e mostra quais operações têm custos de energia proporcionalmente mais altos e onde a migração para o mercado livre de energia gera maior impacto.

A integração com ERPs permite carregar os pacotes aprovados diretamente como centros de custo orçados. Isso elimina retrabalho de redigitação e reduz o risco de inconsistências entre o orçamento aprovado e o sistema de controle.

Para empresas com metas de sustentabilidade, o OBZ cria espaço para tratar o pacote de decisão de energia renovável como prioridade estratégica, e não apenas como linha de custo. Contratos de longo prazo no mercado livre de energia com fornecimento 100% renovável e emissão de Certificados de Energia Renovável, I-RECs, entram como investimento com retorno mensurável em redução de emissões de Escopo 2.

O OBZ também é reconhecido como ferramenta eficaz para responder a choques de custo, incluindo oscilações em energia e commodities, pois cria visibilidade sobre gastos discricionários e permite realocar recursos de forma direcionada. Quando a empresa combina o OBZ com um contrato de energia no mercado livre de energia com preço definido antecipadamente, o time financeiro passa a contar com visibilidade e previsibilidade para planejar com mais segurança.

Perguntas frequentes

Minha empresa do Grupo A precisa ter um consumo mínimo para aplicar o OBZ em energia elétrica?

Não existe consumo mínimo para aplicar o OBZ. A metodologia se adapta a qualquer empresa do Grupo A, que são empresas com fornecimento em média ou alta tensão, independentemente do volume de energia consumido. A complexidade da fatura, e não o tamanho do consumo, define a profundidade do pacote de decisão de energia.

Quanto tempo leva a implantação do OBZ em uma empresa brasileira de médio porte?

O ciclo completo, da etapa de mapeamento até a aprovação do orçamento, costuma levar alguns meses e exige dedicação maior na primeira implantação. Nos ciclos seguintes, com donos de pacotes já capacitados e dados históricos organizados, o processo tende a ficar mais ágil.

Quem deve ser responsável pelo pacote de decisão de energia elétrica?

O dono do pacote de decisão de energia elétrica costuma ser o Gerente de Facilities ou o Gerente de Operações, que controlam o perfil de consumo e a demanda contratada. O Controller ou o Diretor Financeiro atua como revisor e integrador do pacote ao DRE projetado. Em empresas com múltiplas unidades, pode haver um dono por unidade consumidora e um consolidador corporativo.

Existe risco de cortar um pacote essencial por engano durante o OBZ?

Esse risco existe, mas a estrutura de três níveis de serviço reduz essa possibilidade. O nível mínimo de cada pacote descreve o que é estritamente necessário para manter a operação. Se o comitê aprovar apenas o nível mínimo de um pacote essencial, a operação continua, com menor conforto ou eficiência, mas sem interrupção. Cortes abaixo do nível mínimo representam uma decisão consciente, e não um erro do processo.

Como o mercado livre de energia se encaixa no OBZ de uma empresa do Grupo A?

A migração para o mercado livre de energia aparece como nível intermediário ou aprimorado do pacote de decisão de energia elétrica. No nível intermediário, a empresa mantém o consumo atual e negocia o preço com um fornecedor de sua escolha, como a Serena Energia, em vez de pagar a tarifa regulada. O resultado é um custo de energia com preço definido antecipadamente, o que elimina oscilações de bandeiras tarifárias e aumenta a precisão do cumprimento do orçamento aprovado ao longo do ano. A Serena Energia oferece contratos de longo prazo com fornecimento 100% renovável e emissão de I-RECs, o que conecta a meta de redução de custos do OBZ às metas de sustentabilidade da empresa.

Solicite uma análise do seu perfil de consumo com a Serena Energia para estruturar o pacote de decisão de energia elétrica do próximo ciclo de OBZ.

Conclusão

Ao concluir as cinco etapas deste guia, o time financeiro de uma empresa do Grupo A passa a contar com um orçamento que oferece visibilidade sobre cada linha de custo, pacotes de decisão documentados e priorizados e um DRE projetado que o conselho pode auditar linha a linha. A energia elétrica, que muitas vezes é tratada como custo fixo inevitável, passa a ser uma decisão ativa, com níveis de serviço, donos responsáveis e alternativas concretas de redução.

A Serena Energia, que está entre as maiores geradoras de energia eólica e solar criadas nas Américas, oferece contratos de longo prazo no mercado livre de energia com fornecimento 100% renovável, certificação I-REC e gestão simplificada para empresas do Grupo A em todo o Brasil. Esses contratos transformam a energia elétrica em uma linha orçamentária mais previsível, em linha com a disciplina que o OBZ exige.

Entre em contato com a Serena Energia e direcione a energia da sua empresa para o crescimento do negócio.

André Lima