Como fazer gestão de custos em múltiplas unidades?

Escrito por: André Lima, Growth, Serena Energia

Principais lições deste artigo

• Centralizar dados: reunir informações de todas as unidades em um único lugar facilita a comparação e reduz variações ocultas entre filiais.

• Tratar a conta de luz como alavanca de gestão: a despesa de energia é controlável e pode ser reduzida sem obras e sem impacto na operação.

• Usar geração distribuída compartilhada: obter até 20% de desconto na fatura sem instalação física e sem investimento inicial próprio.

• Segmentar por distribuidora: separar o painel por área de concessão garante comparações válidas entre unidades.

• Simular a economia: acessar a Serena Energia e calcular o desconto em menos de 1 minuto.

Pré-requisitos para começar

Reunir os dados básicos de cada unidade cria a base para uma gestão de custos consistente. Sem essa estrutura, as comparações entre filiais ficam frágeis e as decisões perdem precisão.

Com esses documentos em mãos, a gestão ganha clareza e previsibilidade. A partir daí, fica mais simples organizar o processo em fases e avançar de forma estruturada.

Visão geral do processo em 5 fases

O processo completo de gestão de custos em múltiplas unidades segue cinco fases lógicas e sequenciais:

1. Fase 1: mapear todos os custos por unidade.

2. Fase 2: centralizar dados em um único painel.

3. Fase 3: padronizar processos e políticas de gasto.

4. Fase 4: reduzir a conta de luz com geração distribuída, sem investimento inicial próprio.

5. Fase 5: medir resultados e revisar periodicamente.

Cada fase tem objetivo, ações, responsáveis e pontos de atenção definidos. O gestor pode iniciar as fases 1 e 2 em paralelo com a fase 4, já que a contratação de geração distribuída não depende da conclusão do mapeamento interno.

Fase 1 – Mapear todos os custos por unidade

Objetivo: criar uma fotografia financeira de cada unidade, com todas as linhas de custo identificadas e classificadas.

Uma auditoria completa de custos, com faturas, recibos e extratos dos últimos 12 meses, permite classificar cada gasto como fixo, variável ou discricionário. Essa organização revela padrões de gasto e destaca as áreas com maior risco de desperdício.

Ações desta fase:

• Levantar todas as despesas de cada unidade nos últimos 12 meses.

• Classificar cada custo como fixo, variável ou discricionário.

• Calcular o custo total por unidade e o custo por m².

• Identificar quais linhas de custo variam mais entre as unidades e os motivos dessas diferenças.

Ponto de atenção: a conta de luz tem componente fixo, como taxa de disponibilidade e iluminação pública, e componente variável, como consumo e bandeiras tarifárias. Registrar tudo como custo fixo distorce a análise e reduz a percepção de potencial de economia.

Fase 2 – Centralizar dados em um único painel

Objetivo: eliminar ilhas de informação e criar uma visão consolidada de todos os custos da rede.

A integração de dados de compras, contas a pagar e meios de pagamento em um repositório central aumenta a visibilidade de gastos. Em PMEs com múltiplas unidades, uma planilha estruturada ou um software de gestão financeira com categorias padronizadas costuma ser suficiente.

Ações desta fase:

• Definir uma taxonomia de categorias de custo idêntica para todas as unidades.

• Configurar um painel único com visão por unidade e visão consolidada da rede.

• Estabelecer responsáveis pelo lançamento de dados em cada unidade e prazo de envio mensal.

• Criar alertas para variações acima de um percentual definido em relação ao mês anterior.

Uma taxonomia padronizada evita que a mesma compra seja registrada de formas diferentes por equipes distintas, o que preserva a comparabilidade entre unidades e evidencia oportunidades de economia.

Enquanto você organiza seus dados internos, vale entender o impacto da energia na sua estrutura de custos. Simule seu desconto com a Serena Energia em menos de 1 minuto e veja como essa economia aparece no painel da rede.

Fase 3 – Padronizar processos e políticas de gasto

Objetivo: garantir que todas as unidades sigam as mesmas regras de aprovação, limites de gasto e fornecedores preferenciais.

Ações desta fase:

• Definir limites de aprovação por categoria e por valor, com fluxo de autorização documentado.

• Estabelecer fornecedores preferenciais para as categorias de maior gasto.

• Criar uma política de despesas escrita, com exemplos práticos por tipo de unidade.

• Treinar os responsáveis de cada unidade nos novos processos antes do lançamento.

• Revisar a política a cada seis meses ou sempre que uma nova unidade for aberta.

Políticas claras de despesas, limites definidos e métodos de compra padronizados aumentam a consistência e reduzem gastos não autorizados em múltiplas unidades.

Fase 4 – Reduzir a conta de luz com geração distribuída, sem investimento inicial próprio

Objetivo: acionar a alavanca de maior impacto imediato no custo operacional da rede, sem obras, sem equipamentos e sem interrupção da operação.

A geração distribuída compartilhada funciona de forma simples. Uma empresa geradora, como a Serena Energia, produz energia limpa em fazendas solares localizadas em regiões com alta incidência de sol.

Essa energia entra na rede das distribuidoras locais e se transforma em créditos que são abatidos diretamente na conta de luz do cliente. A distribuidora continua entregando energia no endereço da empresa com a mesma qualidade.

A diferença aparece na fatura, que passa a registrar descontos que podem chegar a 20%.

A Serena Energia, com mais de 17 anos de história e entre as maiores geradoras de energia renovável criadas nas Américas, atende PMEs que operam em baixa e média-baixa tensão em 11 estados brasileiros: SP (interior), GO, MG, MT, BA, PI, PA, MA, PE, CE e RJ (interior).

Essa cobertura ampla permite que redes com unidades em diferentes estados contratem o serviço de forma centralizada. A contratação é 100% digital, com envio de foto da fatura e documentos pelo celular, o que reduz burocracia e agiliza o processo.

Após a contratação, o desconto começa a aparecer na fatura assim que a distribuidora conclui a conexão, em um período que pode levar até 90 dias.

A empresa passa a receber uma fatura única que consolida os custos da Serena e da distribuidora e acessa um portal do cliente para acompanhar consumo e economia de todas as unidades em um só lugar.

Para redes com múltiplas unidades, ter escalabilidade é um diferencial direto. Todas as unidades dentro da mesma área de concessão e nos estados de atuação da Serena Energia podem ser atendidas com uma única contratação.

Se a energia representa uma parcela relevante do seu custo operacional, vale testar o potencial dessa alavanca. Simule quanto sua rede pode economizar com a Serena Energia e avalie como esse desconto pode reforçar o caixa da empresa.

Fase 5 – Medir resultados e revisar periodicamente

Objetivo: transformar os dados coletados em decisões de melhoria contínua, com indicadores comparáveis entre unidades.

Os KPIs mais úteis para redes de múltiplas unidades são:

A análise de margem por segmento permite decompor a lucratividade por unidade de negócio, região ou linha de produto e identificar as áreas mais fortes e mais fracas da rede.

Para que a comparação seja válida, é necessário usar a mesma metodologia de classificação de custos em todas as unidades e em todos os períodos.

A revisão mensal deve durar no máximo 30 minutos e focar nas unidades com maior desvio em relação à média da rede. A revisão trimestral serve para ajustar metas, renegociar contratos e avaliar a inclusão de novas unidades no programa de geração distribuída.

Erros comuns e soluções práticas

• Classificar a conta de luz apenas como custo fixo: a energia tem componente variável. A solução é registrar os dois componentes separadamente no painel de custos.

• Comparar unidades sem normalizar por m² ou por faturamento: uma loja maior tende a gastar mais. A solução é usar KPIs relativos, como custo por m² ou custo como percentual da receita.

• Centralizar dados sem definir responsáveis: sem um responsável por unidade e prazo de envio, o painel fica desatualizado. A solução é nomear um ponto focal em cada unidade e automatizar lembretes mensais.

• Adiar a redução de energia por acreditar que exige obra: a geração distribuída não exige intervenção física. A solução é simular o desconto on-line antes de decidir sobre obras ou equipamentos.

• Não revisar os dados após a implantação: sem revisão periódica, os ganhos iniciais se perdem. A solução é agendar revisões mensais curtas e revisões trimestrais mais completas desde o início.

• Tratar todas as unidades como iguais: unidades em regiões diferentes enfrentam tarifas distintas. A solução é segmentar o painel por distribuidora e comparar unidades dentro da mesma área de concessão.

Opções avançadas para redes com unidades em diferentes áreas de concessão

Operar em estados ou áreas de concessão distintos exige uma camada adicional de organização na gestão de energia. Cada distribuidora aplica tarifas, estruturas de fatura e prazos de conexão próprios.

Por isso, o painel de custos deve segmentar as unidades por distribuidora antes de comparar valores absolutos.

Redes que atuam nos 11 estados atendidos pela Serena Energia podem contratar a geração distribuída para todas as unidades elegíveis de forma centralizada, com fatura única e portal unificado.

Unidades em estados fora dessa área devem ser avaliadas separadamente, com foco em outras alavancas de redução de custo operacional, como eficiência de equipamentos, gestão de demanda contratada e revisão de tarifas junto à distribuidora local.

O portal do cliente da Serena Energia permite acompanhar o consumo e a economia de todas as unidades conectadas em um único lugar, o que simplifica a consolidação de dados para redes com presença em múltiplos estados.

Conclusão: coloque sua energia no crescimento do negócio

Gestão de custos em múltiplas unidades começa com dados e se consolida em decisões recorrentes. As cinco fases deste guia, mapear, centralizar, padronizar, reduzir e medir, formam um ciclo contínuo que amplia a visibilidade financeira da rede e libera capital para expansão.

A conta de luz representa uma das linhas de custo com maior potencial de redução imediata, sem corte de operação e sem investimento inicial próprio.

A geração distribuída pela Serena Energia, disponível nos estados já listados, atende empresas em baixa e média-baixa tensão, com descontos que podem chegar a 20% na fatura, fatura única, portal unificado e contratação 100% digital.

Em redes com três, cinco ou dez unidades, o impacto acumulado dessa economia ao longo de um ano gera um volume relevante de recursos que pode reforçar estoque, equipe, marketing ou abertura de novas unidades.

Coloque sua energia no lugar certo: no crescimento do negócio. Simule seu desconto com a Serena Energia em menos de 1 minuto e veja quanto sua rede pode economizar sem investimento inicial.

Perguntas frequentes

A geração distribuída funciona para empresas com várias filiais?

Sim. A Serena Energia atende todas as unidades de uma rede que estejam dentro da mesma área de concessão e nos 11 estados mencionados anteriormente.

A contratação ocorre de forma centralizada, com fatura única e portal unificado para acompanhar o consumo e a economia de cada unidade.

Empresas com filiais em diferentes estados podem contratar a geração distribuída para as unidades elegíveis e gerenciar tudo em um único acesso.

Quanto tempo leva para começar a economizar?

Após a contratação, a distribuidora local realiza a conexão do medidor ao sistema de créditos da Serena Energia. Esse processo pode levar até 90 dias. A partir da primeira fatura após a conexão, o desconto de até 20% mencionado já aparece na conta de luz.

A contratação digital, já descrita anteriormente, pode ser concluída em menos de 10 minutos.

É necessário instalar algum equipamento nas unidades?

Não. A geração distribuída compartilhada não exige instalação física no imóvel da empresa. A energia é produzida nas fazendas solares da Serena Energia e injetada na rede das distribuidoras.

A empresa continua recebendo energia pela mesma distribuidora, com a mesma qualidade. A diferença está no valor da fatura, que chega com desconto.

Como funciona a fatura após a contratação?

A empresa passa a receber uma fatura única da Serena Energia. Esse documento já consolida o custo da energia com o desconto aplicado e os custos da distribuidora, como taxa de disponibilidade e iluminação pública.

A Serena Energia se encarrega de quitar os valores devidos à distribuidora. O gestor paga uma única fatura e tem acesso ao portal do cliente para acompanhar o histórico de consumo e economia de todas as unidades.

O que acontece se eu quiser cancelar o contrato?

Os contratos da Serena Energia apresentam condições de cancelamento descritas de forma clara. A empresa tem mais de 17 anos de mercado e atende clientes de diversos portes, o que reforça a solidez e a previsibilidade contratual.

Antes de formalizar a contratação, o gestor tem acesso a todas as condições, incluindo prazos e regras de saída.

André Lima